1. Уникайте касових розривів. Неприємна ситуація повної відсутності або недостатньої кількості коштів для здійснення необхідних платежів. А в ситуації коли під загрозою оплата податків, виплата заробітної плати або розрахунки зі стратегічними партнерами це не просто неприємність, а реальний ризик для бізнесу. Тому ми впроваджуємо системне прогнозування надходження коштів та планування витрат, контроль замовлень платежів та їх пріоритетність, слідкуємо за платіжним календарем. І тут важливо пам’ятати, що управлінський облік та прогноз є основними інструментами для власника бізнесу: попереджений – значить озброєний.
2. Аналізуйте і оптимізуйте витрати. Це загадкове та звабливе поняття «оптимізація» в загальному розумінні зводиться до урізання, хоча насправді все набагато складніше. Для того, щоб оптимізувати, наприклад, податки, потрібно проаналізувати обрані КВЕДи основної діяльності, обрану форму реєстрації, розподіл діяльності між ФОПами, їх кількість та групи та багато іншого. Всі дані зводяться та аналізуються, а в результаті будується та прораховується нова система ведення бізнесу з більш ефективною формою реєстрації, оптимальним оподаткуванням, зручним та прозорим керуванням та мінімальними ризиками. На нашому досвіді в результаті оптимізації системи бізнесу вдалось скоротити витрати по окремим статтям від 20 до 80%. Але таку роботу може провести тільки фахівець з досвідом, не варто очікувати цього від бухгалтера-початківця.
Якщо ви не наважуєтесь на такі радикальні зміни, то варто для початку провести ранжування витрат на 3-4 групи. До 1 групи віднесіть обов’язкові платежі, до 2 – важливі, зафіксовані по датах або термінах, до 3 – важливі, але не прив’язані до термінів, до 4 – допоміжні, які тимчасово можна скоротити або взагалі відмовитись на час кризи. Скорочення витрат починайте з 4 групи.
3. Контролюйте свій бізнес! До нас не приходять компанії, в яких «все добре» - до нас прибігають власники коли приходить перевірка, потрібно відшкодовувати ПДВ, «зник» бухгалтер з ключами та доступами, партнер по бізнесу ділить компанію на свій розсуд, коли потрібно готуватись до суду і юрист шукає «зачіпку», на якій можна побудувати захист або позов. Але наш висновок після вивчення ситуації в більшості випадках той самий – ситуацію можна було попередити, якби керівники цікавились управлінським (не бухгалтерським) обліком, перевіряли документи перед підписанням, визначали контрольні точки в внутрішніх процесах та контролювали основну діяльність. Ми розуміємо власників і всю складність ведення бізнесу в нашій країні, тому зі своєї сторони завжди попереджаємо про можливі наслідки дій та пропонуємо оптимальні шляхи. Але, нажаль, до бухгалтерів прислуховуються вже після «пожежі». Тому, будьте обачні та проактивні – мінімізуйте ризики в середині бізнесу, їх достатньо ззовні.