"Кадри - це справа бухгалтерії!"
Ми часто зустрічаємося з тим, що кадровим діловодством в компаніях клієнтів займається бухгалтер. Саме через таку відсутність розмежування функціональних обов'язків компанія дуже сильно ризикує.
Тому сьогодні ми хочемо обгрунтовано підтримати бухгалтерів: чому вони не можуть і не повинні вести кадрове діловодство.
Ведення кадрів не є компетенцією бухгалтера. По-перше, бухгалтер у своїй роботі опирається на Податковий кодекс, а кадрове діловодство вимагає глибокого знання Трудового кодексу. Трудове законодавство, особливо в нинішній час, не менш складне, ніж податкове. І, на жаль, рідко зустрічається бухгалтер, який може похвалитися такими глибокими знаннями.
Наприклад, бухгалтеру надходить розпорядження оформити на роботу нового працівника. У більшості випадків бухгалтер обере найпростіший шлях, не розглядаючи інші існуючи варіанти, які можуть бути вигіднішими як для роботодавця, такі і для самого працівника. У нинішній час для оформлення відносин з працівником є декілька способів - це може бути і договір ЦПХ, і трудовий договір, і оформлення працівника як ФОП. І в кожній ситуації треба шукати оптимальний шлях, який буде враховувати інтереси і компанії і працівника. Навряд чи бухгалтер, на якого переклали кадровий облік, буде витрачати на це все час.
Не усвідомлюючи всю важливість і цінність кадрового діловодства, бухгалтери відносяться до оформлення «кадрових папірців» формально. Це призводить до того, що кадрова документація ведеться некоректно, з масою недоліків і помилок. Таке відношення може призвести до величезних штрафних санкцій при перевірці інспектором праці.
За 4 квартал минулого року ми провели кілька кадрових аудитів в малому бізнесі і виправили помилок на найменшу штрафну суму в 96 000 грн, а найбільшу - 520 000 грн!
Також не треба відкидати психологічний фактор - внутрішнє невдоволення бухгалтера може перерости у відкритий конфлікт. Кадровий облік зазвичай дається бухгалтерам в навантаження до основної роботи. Очевидно, що бухгалтер цим незадоволений, особливо якщо додаткова функція не впливає на його дохід. Все може закінчитися тим, що бухгалтер або зажадає підвищення зарплати, або вирішить звільнитися (добре, якщо без конфлікту і супутніх йому трудових спорів).
Таким чином, якщо ви хочете:
- обрати оптимальний шлях для оформлення трудових відносин з працівниками, враховуючи інтереси обох сторін,
- щоб відносини зі співробітниками вашої компанії оформлялися в повній відповідності з українським трудовим законодавством,
- щоб співробітники розуміли, що не зможуть маніпулювати вами через прогалини і недоліки в кадровій роботі,
- відчувати себе захищеними в разі, якщо трудовий спір з працівниками все ж дійде до суду,
- уникнути покарання за порушення трудового законодавства і неправильне ведення кадрового обліку в разі трудової перевірки,
тоді має сенс передати ведення кадрового діловодства окремому фахівцю або в надійну аутсорсингову компанію, до вибору якої варто поставитися дуже серйозно.
А Ви впевнені, що кадрове діловодство Вашої компанії ведеться правильно та з дотриманням чинного законодавства?
Якщо ні, то ми готові Вам допомогти за допомогою нашої послуги "Кадровий аудит".